BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar belakang
Selama ini seringkali arsip yang
dilihat seperti dokumen atau sehelai kertas yang tidak mempunyai arti dan makna
yang sangat penting. Ia hanya diartikan sebagai kertas atau dokumen masa lampau
yang tidak ada kaitannya dengan masa kini. Padahal arsip merupakan suatu
dokumen atau surat-surat atau sehelai kertas atau warkat yang mempunyai nilai
guna dan dapat digunakan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh
organisasi. Arsip sangat membantu suatu organisasi atau perusahaan dalam
mencapai tujuan dari organisasi tersebut.
Semua
organisasi atau perusahaan pasti memerlukan suatu unit untuk mengelola sesuatu
yang ada hubungannya dengan kegiatan administrasi. Oganisasi pasti akan menghasilkan
atau memproduksi sebuah surat, formulir, dan laporan. Suatu surat,formulir, dan
laporan yang dihasilkan dan akan diterima oleh suatu kantor pasti akan
berhubungan dengan kearsipan. Dan aktivitas suatu organisasi tidak akan
terlepas dari yang namanya arsip.
Menurut kamus
administrasi perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan karena
mempunyai nilai guna sehingga bisa digunakan kembali apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan. Dan kearsipan merupakan kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu
tempat secara tertib menurut system, susunan, dan tata cara yang telah
ditentukan sehingga pertumbuhan arsip tersebut dapat dikendalikan dan bila
diperlukan bisa digunakan kembali dan pencarian arsip dapat dilakukan dengan
cepat dan tepat.
Dalam suatu organisasi arsip
mempunyai peranan sebagai memori suatu organisasi, karena karyawan dalam suatu
organisasi mempunyai memori ingatan yang terbatas, sehingga suatu saat arsip
berperan sebagai wadah informasi dan barang bukti. Dan arsip juga memiliki
peran sebagai kegiatan manajemen yang dapat menentukan suatu organisasi dalam
mencapai tujuannya.
System pengelolaan dalam arsip
meliputi kegiatan pengumpulan dokumen atau surat, pemeriksaan terhadap arsip,
penentuan kata tangkap dari arsip tersebut, pemberian kode, penyortiran,
penempatan, pemeliharaan arsip, juga cara penyingkiran dan pemusnahan untuk
dokumen atau surat atau arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna atau arsip
non essential yang sudah tidak digunakan lagi.
Mengingat peranan arsip dalam
suatu organisasi sangat penting, maka pengelolaan arsip dalam suatu organisasi
haruslah baik dan benar, karena jika pengelolaan kurang baik maka akan
mengakibatkan organisasi sulit memperoleh dan menerima informasi baik dari
dalam organisasi (intern) atau dari luar kantor (ekstern) sehingga akan
menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat sebelumnya telah
dijelaskan bahwa arsip mempunyai peranan sangat penting bagi suatu organisasi
karena arsip merupakan memori dan alat bukti suatu organisasi. Maka dari itu di
makalah ini akan di jelaskan berbagai peranan arsip dalam organisasi atau
satuan pendidikan itu sendiri.
B.
Rumusan
Masalah
§ Bagaimana
pengertian Arsip, Dokumentasi, Perpustakaan dan Museum.?
§ Bagaimana
Peranan Arsip.?
§ Bagaimana
definisi dari Beberapa istilah dalam kerasipan.?
C.
Tujuan
Agar dapat
mengetahui bagaimana pengertian Arsip, Dokumentasi, Perpustakaan, dan Museum. Agar dapat
mengetahui peranan Arsip. Agar dapat
mengetahui definisi dari beberapa istilah dalam kearsipan.
D.
Manfaat
Manajemen
kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas
manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan,
penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang
baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan)
yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien.
BAB II
PEMBAHSAN
2.1 Pengertian Arsip, Dokumentasi, Perpustakaan dan Museum
A. Pengertian
istilah Arsip
Istilah arsip dalam bahasa belanda disebut Archive
berasal dari bahasa yunani, yaitu Arche yang berarti permulaan ,kemudian dari
kata Arche berkembang menjadi kata ‘’archia’’ berolah lagi menjadi kata ‘’ta
archia ‘’ yang berarti ‘’ gedung pemerintahan’’sedangkan dari bahsa latin kita
mengenal kata ‘’archivum’’ chartularius tabularium dan archarium. Dari kata
inilah timbul kata arsip ini ,sedangkan pentingnya peranan arsip ini sudah
dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak jaman romawi sampai dewasa ini
kita masih mengenal karaya-karya dramawan yunani kuno seperti Sophocles,
Archillus, empides Socrates dan catatan rekor pertandingan onlimpiade dalam
zaman itu ditulis pada Papyrus, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini
kehidupan manusia di masa yang telah lalu. Pada umumnya masyarakat Indonesia
belum jelas apa yang dimaksudkan dengan kata ‘arsip’’ dan bagaimana perananya
sebenarnya.
Supaya pengertian arsip ini seragam dan lebih jelas
terutama bagi mahasiswa maka sebaiknya pengertian arsip ini didasarkan pada
undang-undang nomor 7 tahun 1971 pasal 1 yang berbunyi sebagai berikut.
a.
Naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b.
Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam
bentuk corak –corak apapun ,baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan .
Berdasarkan undang –undang nomor 7 tahun 1971 pasal
1 ini lebih jelaslah bahwa yang membuat atau menerima arsip itu adalah bukan
hanya lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah tetapi juga swasta. Ini
berarti bahwa badan swasta harus menerbitkan atau memeprbaiki sistim kearsipan
dalam rangka kehidupan kebangsaan.
Menurut Dr. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah
kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Dalam ilmu kesiapan (Archivologi)kita mengenal tiga kata yaitu:
a)
File = Early Archive
b)
Record = Pemanen file
c)
Archive
= Permanen record (Abubakar, 1996:10).
Kalau kita perbandingkan hal tersebut di Indonesia,
maka dapat dijelaskan sebagai berikut.
a)
File : Arsip aktif yang masih tedapat diunit
kerja dan masih diperlukan dalam proses administasi secara aktif , jadi masih
secara langsung dipergunakan.
b)
Record : Arsip in aktif yang oleh unit kerja
setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya keunit kearsipan pada
instansi yang bersangkutan. Arsip in aktif
ini sudah menurun nilai kegunaannya dalam memproses administrasi
sehari-hari.
c)
Archive : Arsip statis yang terdapat di Arsip
Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah. Jadi dijelaskan bahwa arsip
statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam
penyelenggarakaan Administrasi Negara. Arsip ini merupakan pertanggujawaban
Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan dinilai gunanya penting untuk generasi
yang akan datang.
Hal lain yang juga masih terdapat salah pengertian
dalam masyarakat adalah istilah arsip, dokumentasi, prpustakan, dan museum.
Bagaimana kaitanya ke-4 istilah ini perlu dijelaskan supaya mendapat gambaran
yang sebenarnya.
B.
Dokumnetasi
Isstilah’’ dokumentasi asal mulanya
adalah kata latin ‘’dokumentum yang berarti pengajaran, perumpamaan ,percobaan,
piagam. Dan bidang gerak dokumentasi adalah lebih luas daripada kearsipan,
perpustakaan dan museum, tetapi ketiga bidang ini sangat erat kaitanya satu
sama lain.secara tidak sadar setiap manusia dalam bidang apapun ia bekerja akan selalu menyangkut bidang
dokumntasi ini seperti yang dirumuskan FID ( federation international
documentation.) sebagai berikut :
‘’Documenter c’est reunit, clesser et distuer des
documents de tougt genre dans tout les demains de I, activivite humaine ‘’.
Jadi menurut rumus ini tugas dokumntasi itu adalah mengumpulkan,
mengkalsifikasikan dan menyebarkan semua macam dokumen-dokumen dalam bidan
keaktipan kemanusiaan ( humanity )
Jadi berarti dokumentasi menurut Dr. Thyroged adalah
tiap-tiap penglihatan ,apakah bentuknya tertulis , photo atau dengan
menggunakan peralatan lainya, tetapi secara teknis dapat diartikan bahwa kalau
semua penglihatan itu dikumpulkan , ditata dan disiapsedikan untuk dipakai.’’
Sifata ini sama dengan kearsipan ,yaitu kearsipan
mempunyai tugas secara umumnya adalah mengumpulkan surat ,mengkalsifikasikan
dan disiapkan untuk digunakan bilamana diperlukan . demikian pula bidang
perpustakaan, yaitu mengumpulkan buku-buku mengkalsifikasikan dan disiapsedikan
untuk dipakai. Sedangkan bidang museum juga mengumpulkan barang-barang kuno,
diklasifikasikan untuk digunakan.
Setelah kita memperhatikan rumus dokumentasi tersebut,
maka kita dapat menarik kesimpulan, bahwa dokumentasi itu meliputi pula tugas
kearsipan , perpustakaan dan kemuseuman, sehingga untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada gambara berikut.
Bidang dokumentasi dapat dirinci menjadi tiga bagian
yaitu :
a.
Dokumentasi
literair, meliputi bidang perpustakaan .
b.
Dokumentasi
korporil, meliputi bidang museum.
c.
Dokumentasi
privat , meliputi bidang kearsipan.
Selanjutnya bidang perpustakaan ini dapat disebut
pula dokumentasi public, yaitu dokumentasi yang terbuka untuk umum.hal ini
memang sesuai dengan sifata perpustakaan. Buku-buku yang dipinjam dapat dibawa
pulang. Sedangkan dokumentasi privat, yaitu dokumentasi yang sifatnya tertutup
untuk umum, dan bidang ini termasuk bidang kearsipan. Memang sifat bidang
kearsipan dinamis adalah tertutup, artinya siapapun yang tidak berekepentingan
tidak diperbolehkan melihat atau meminjam surat atau arsip yang terdapat dalam
suatu instasi. Setelah arsip tersebut menjadi statispun masih terdapat batas
keterbukaanya untuk umum, arsip statis yang bagaimana dapat diteliti untuk
kepentingan ilmu penegetahuan, akan tetapi tidak diperbolehkan dibawa pulang
seperti halnya bahan perpustakaan.
Peranan dokumentasi ini memang sangatalah penting
dalam setiap kegiatan dalam bidang apapun. Kita sebagai manusia tidak mungkin
menegetahui segala-galanya, karena itulah kita dibantu oleh bidang dokumentasi
supaya segala sesuatu itu dapat kita ketahui. Seperti pepatah inggris
mengatakan ‘’ we know les and less of more and more and know more and more of
less and less’’. Memang makin luas materi tersebut, maka makin sedikit yang
kita ketahui mengenai materi tersebut, dan sebaliknya makin sedikit materi
tersebut, maka akan lebih banyak kita ketahui mengenai materi yang sedikit
tersebut. Apalagi karena sifat manusia itu pelupa, sehingga tidak munkinlah
kita akan mengetahui semuanya itu, kalau tidak dibantu oleh dokumentasi, yang
meliputi kerasipan , perpustakaan museum. Sehubungan dengan ini maka seorang
dokumentalis yang ada dalam suatu instansi harus dapat menguasai dan menegetti
semua persoalan dalam instansi dimana ia ditugaskan .mereka tidak boleh
bersikap tanpa kritik, tetapi justru dengan adanya kritik terhadapnya, mereka
harus lebih tanggap dan selalu siap menyediakan bahan up to date yang diminta.
Seorang dokumentalis tidak boleh pasif , menunggu perintah lalu bergerak.
Sebaliknya mereka harus aktif ,menyiapkan segala-galanya, sehingga kalau
ditanya oleh sipemakai mengenai sesuatu setiap saat , selalu dapat disediakan
dan tepat waktunya.
C.
Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata pustaka yang berarti
buku atau kitab, mendapat awalan per dan akhiran an. Perpustakaan adalah segala sesuatu yang
berhubungan dengan pustaka atau lembaga yang pekerjaanya menghimpun pustaka dan
menyediakan sarana agar orang dapat memanfaatkan pustakan yang dihimpunya. (
daryanto, 1986) atau juga dapat diartikan ‘’ perpustakaan merupakan unit kerja
uang mengumpulkan , menyimpan dan memliharadan
mengelola pemanfaatan koleksi bahan pustaka dengan menggunakan sistem
tertentu yang dipakai sebagai sumber informasi.
a.
Perpustakaan
1.
Terbentuk
dengan pengumpulan secara bebas
2.
Pstakawan
( librarian )
3.
Buku
daoat secara kebetulan menyangkut kegiatan instansi tersebut
4.
Bebas
bergerak
5.
Dibentuk
secara sadar antara lain dengan cara membeli, permintaan
6.
Dapat
digunakan oleh semua pejabat atau pegawai instansi masing-masing yang
memepunyai minat membacanya.
b.
Kearsipan
1.
Terbentuk
secara organis ( proses admintrasi atau kegiatan dalam admintasi )
2.
Arsipirasi
( archivist) . seorang arsip paris tidak dipengaruhi oleh dokumen ( arsip )
dalam membentuk unit kearsipan
3.
Arsip
tersebut secara wajar ( pasti ) menyangkut instansi yang bersangkutan dan
digunakan atau diolah oleh instansi yang bersangkutan dalam memproses
kegiatanya.
4.
Tidak
bebas bergerak ( terbatas ) di sesuaikan dengan lingkunganya
5.
Dibentuk
dan berkemabang dengan tidak dipengaruhi arsiparis, sesuai pula dengan fungsi
dan kegiatan.
6.
Digunakan
hanya untuk pejabat atau para pegawai dalam instansi masing-masing untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi dalam kegiatan admintrasi sehari-hari
.arsip dinamis tertutup untuk pejabat atau pegawai instansi lain.
D.
Pengertian Museum
Museum adalah suatu tempat pengumpulan , penyimpanan
dan pemeliharaan benda-benda purbakal, naskah-naskah kuno yang merupakan ‘’
momentm bathin’’ yang bernilai tinggi yang dapat menghubungkan generasi jauh
sebelum kita ini dengan generasi masa kini dan masa yang akan datang . naskah
kuno ini merupakan pula jembatan antara generasi zaman dulu dengan generasi
zaman sekarang dan yang akan datang.
Selain itu pila naskah–naskah kuno tersebut dapat
pula mencerminkan atau menggambarkan kepribadian bangsa kita dapat mengenal kebudayaan nasional Indonesia.
2.2. Peranan Arsip
Kerasipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan ‘’
‘’ sebagai sumber informasi’’, dan ‘’sebagai
alat pengawasan ‘’, yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka kegiatan perencanaan, pengembnagan, penganalisaan, perumusan ,kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Setiap kegiatan tersebut baik dalam organisasi
pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitanya dengan masalah arsip.
Arsip ini mempunyai peranan penting dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumskan
kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap ,
cepat, tepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik
dibidang kearsipan.
Sehubungan dengan peran dari kearsipan ini sugiarto
dan wahyono ( 2005: 9 ) menyimpulkan beberapa peran dan fungsi kearsipan
sebagai berikut :
a.
Arsip
sebagai sumber ingatan atau memori
b.
Sebagai
bahan pengambilan keputusan
c.
Sebagai
bukti atau legalitas.
d.
Sebagai
rujukan historis
e.
Sebagai
bahan untuk penelitian ilmiah.
Dari uraian diatasn tampak bahwa betapa pentingnya
kerasipan, baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan .
Mengingat pentingnya peranan kearsipan sepeerti
disebutka diatas maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas
pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan
kerasipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna (
efisien) dan berhasil guna ( efektif ).
2.3 Beberapa istilah dalam
kerasipan
a. Arsip dinamis adalah arsip yang masih
diperlukan secara langsung dalam perencanaan ,pelaksanaan , dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umunya.
Arsip
dinamis dilihat dari kegunaanya dibedakan atas:
1.
Arsip
aktif
2.
Arsip
inaktif
b.
Arsip
statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
pelaksanaan ,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
c.
File
d.
Indeks
adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui
penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan
yang lainya.
e.
Kartu
kendali yaitu isian ( kartu ) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang
tergolong surat penting. Disamping berfungsi sebagai pencatat surat, juga
berfungsi sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip kartu
kendali terdiri atasa 3 warna: putih, kuning da merah muda.
f.
Kode
adalah tanda yang terdiri dari gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara
beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
g.
Lembar
pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan
menyampaikan surat-surat biasa dari unit kearsipan ke unit pengolah.
h.
Pengarah
surat adalah unit/staf yang bertugas menentukan kepada pengolah mana surat yang
bersangkutan harus disampaikan.
i.
Pengolah
adalah unit/staf yang bertugas melakukan penggarapan masalah isi surat.
j.
Penata
arsip adalah staf yang bertugas menyimpan surat-surat ( arsip ) dan memelihara
arsip.
k.
Pola
klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah khusus yang
berfungsi sebagai kode.
l.
Surat
penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tidak lanjut atau
merupakan kebijksanaan departemen ,apabila terlambat penyampaianya atau hilang
akan mengganggu kelancaran pekerjaan.
m.
Formolir
peminjaman adalah formolir yang digunakan untuk meminjam arsip, diisi rangka 2
( dua ) ,1 ( satu ) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam , dan 1 (
satu ) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai penegendalian peminjaman.
n.
Formolir
penyalinan arsip ialah formolir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh
unit/ staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.
o.
Indeks
relatif adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun
secara abjad masalah dan kodenya.
p.
Jadwal
retensi arsip ialah pedoman tentang
jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaanya dan sebagai dasar
penyelenggaraan , pemusnahan, dan penyerahan arsip ke arsip nasional.
q.
Penyusutan
arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip
aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip.
r.
Penyerahan
arsip adalah pengalihan wewnang penyimpanan, pemiliharaan dan pengurusan arsip
statis dari lembaga-lembaga Negara, badan pemerintahan, badan swasta dan
perorangan kepada arsip nasional RI
arsip nasional daerah.
s.
Pemusnahan
arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik
oleh instansi yang bersangkutan maupun arsip nasional.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Secara
bahasa, Arsip mengalami perkembangan.Dalambahasa Belanda disebut archief, dalam
bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche
yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata
“ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia”
berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”.
Peranan
arsipsebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat
pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Manajemen
kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas
manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan,
penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang
baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan)
yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien
Ada dua
macam daur hidup arsip atau lifecycle, yaitu : life cycle model (model siklus
hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan
Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna
mengelola arsip elektronis. Fungsi manajemen dalam hal ini adalah mengatur
segala yang berhubungan dengan kearsipan berupa pengelolaan arsip itu sendiri
dan lingkungan di luar arsip.
DAFTAR PUSTAKA
Lamatenggo Nina dan Polinggapo Muhammad. 2010. Bahan Ajar dan Pengantar Manajemen
Kearsipan. Gorontalo: Universitas Negeri Gorontalo
https://blogelasusilawati.wordpress.com/2015/06/24/peran-fungsi-dan-peralatan-arsip-dalam-oranisasi/
